• o nas
• projekty
• programy
• galeria
• dołącz
• wesprzyj
• oferta
• kontakt
• dostępność

Strona główna > Projekty > Zrealizowane > Monitoring funcjonowania cudzoziemców w Lublinie w sferze publicznej > Raport z monitoringu

Uzupełnienie raportu

HF (2012-06-30)

---

SPIS TREŚCI
Rekomendacje (stan: koniec czerwca 2012 r.):
Urząd Wojewódzki
Urząd Miasta
MOPR
ZTM
Policja
Urząd Skarbowy i Izba Skarbowa 
ZUS
NFZ
Miejski Urząd Pracy

---

Rekomendacje dla Urzędu Wojewódzkiego

 
I. Budynek

1. Umieścić informacje w języku angielskim, ukraińskim i ew. rosyjskim o miejscu załatwianiu spraw przez cudzoziemców/ki na głównej tablicy Urzędu Wojewódzkiego.

2. Oznaczyć trasę do pokojów, w których obsługiwani/e są cudzoziemcy/ki.
Stan na dzień 30.06.12: Brak zmian na głównej tablicy informacyjnej. Oznaczony jest tylko gabinet dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców (w języku polskim). 
Powstał Punkt Obsługi Klienta w holu głownym Urzędu. Dla cudzoziemców przygotowana została tablica z oznaczeniami spraw, które mogą załatwić w UW wraz z oznaczeniem pokoi: w językach polskim, angielskim i rosyjskim.


3. Na tablicach informacyjnych umieścić wypełnione wzory dokumentów wraz z tłumaczeniem.
Stan na dzień 30.06.12: Brak. 


II. Strona internetowa

1. Przygotować podstrony w przynajmniej trzech wersjach językowych (angielska, ukraińska, i ew. rosyjska), zawierające podstawowe informacje o funkcjonowaniu cudzoziemca/ki w Lublinie.
Stan na dzień 30.06.12: Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców przygotował obszerną stronę internetową (www.wsoic.lublin.uw.gov.pl) zawierającą informację o procedurach oraz dokumentach z zakresu realizowanych spraw (w języku angielskim i rosyjskim, oraz z podstawowymi informacjami w innych 12 językach).

3. Udostępnić do pobrania niezbędne druki wraz z instrukcją ich wypełniania w danym języku.
Stan na dzień 30.06.12: Brak możliwości odnalezienia druków oraz brak informacji o sposobie ich uzupełniania w języku innym niż polski. 

4. Umożliwić wypełnianie druków elektronicznie z możliwością zapisu lub/i wydrukowania.
Stan na dzień 30.06.12: Brak możliwości wypełniania druków w wersji elektronicznej. 

5. Umożliwić za pomocą internetu śledzenie stanu postępowania w swojej sprawie.
Stan na dzień 30.06.12: Brak możliwości śledzenia postępowania w danej sprawie.

Dodatkowo przekazano nam informację, iż w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 2 osoby posiadają certyfikat z języka angielskiego na poziomie B2, kolejne dwie osoby - z języka rosyjskiego na poziomie B1. Natomiast Dyrektor Maciej Zięba posługuje się 11 językami obcymi, w tym posiada certyfikaty z języków: angielskiego, francuskiego, chińskiego, niemieckiego oraz rosyjskiego (sprzed utworzenia klasyfikacji A1- C2).


III. Punkt informacyjny/Punkt Obsługi Klienta

1. Przeszkolenie i zatrudnienie do punktu informacyjnego Urzędu osób znających przynajmniej dwa języki obce (angielski, ukraiński i ew. rosyjski), oraz sposób, strukturę oraz funkcjonowania Urzędu.
Stan na dzień 01.02.12: Od 1 stycznia 2012 r. rozpoczął pracę Oddział Obsługi Klienta i Zarządzania Informacją działający przy Biurze Obsługi Urzędu. Do pracy w Oddziale skierowane zostały osoby z innych komórek organizacyjnych Urzędu Wojewódzkiego. W Punkcie Obsługi Klienta pracują podczas jednej zmiany 3 osoby, porozumiewające się w języku polskim, angielskim i rosyjskim. W uzasadnionych przypadkach pracownicy/e Punktu są wspomagane przez pracowników/ce Urzędu, znające inne języki obce.  Aktualnie Punkt zajmuje się jedynie przekazywaniem informacji, jednak w ciągu najbliższych tygodni stopniowo będzie się zwiększała liczba spraw, które będzie w nim można załatwić. Będzie także możliwość pobrania oraz złożenia niezbędnych dokumentów. Trwa wymiana sprzętu. Wprowadzany jest system elektronicznego obiegu dokumentów, dzięki któremu możliwe będzie śledzenie etapu postępowania w danej sprawie. Informację będzie można uzyskać przede wszystkim w Punkcie, ale także e-mailem i telefonicznie. Przygotowanie nowych pomieszczeń do obsługi cudzoziemców/ek. W chwili obecnej sprawa została odłożona, co było związane z procedurą abolicyjną dla cudzoziemców/ek i udostępnieniem Straży Granicznej pomieszczeń do obsługi interesantów/ek. Drugim problemem jest przesuwający się w czasie proces odzyskiwania pomieszczeń przez Urząd Wojewódzki. Powrót do kwestii pomieszczeń do obsługi cudzoziemców/ek będzie możliwy w połowie 2012 roku.

2. Umieszczenie w punkcie informacyjnym druków, wzorów, ulotek w przynajmniej dwóch obcych językach (angielski, ukraiński i ew. rosyjski) w zakresie, w jakim Urząd obsługuje cudzoziemców/ki.
Stan na dzień 23.05.12:  Brak.



IV. Wojewódzkie Centrum Powiadamiania Ratunkowego - tel. 112

1. Uruchomić Wojewódzkie Centrum Powiadamiania Ratunkowego, które obsługiwać będzie wszelkie numery alarmowe (w tym 112),gdzie pracować będą osoby posługujące się przynajmniej jednym językiem obcym.
Stan na dzień 17.05.12:  Wg Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Włodzimierza Stańczyka z powodu problemów technicznych nie jest znana data uruchomienia Wojewódzkiego Centrum Powiadamiania Ratunkowego. Numer 112 nadal obsługiwany jest w zależności od tego czy dzwoniący używa telefonu stacjonarnego (odbiera straż pożarna) czy komórkowego (odbiera policja). 
Zatrudnieni w połowie 2011 r. pracownicy (10 osób) obecnie pełnią funkcje pomocnicze w centrali straży pożarnej. Są to osoby, które, co wynika z opisu stanowiska, znają przynajmniej jeden obcy język.


V. Wybór języków

1. Podjąć decyzję, które języki obce są dla Urzędu priorytetowe, by wszystkie wydziały zdawały sobie sprawę z tego, w jaki sposób powinny być ukierunkowane ich prace. Rekomendujemy angielski, ukraiński i, ewentualnie rosyjski.
Stan na dzień 15.12.11:  Ustalenia muszą zapaść na poziomie centralnym. Kierownik Wojewódzkiego Centrum Powiadamiania Ratunkowego, Jerzy Łodej, zadeklarował, że z pewnością co najmniej  jeden z operatorów/ek będzie posługiwać się językiem obcym.

---

Rekomendacje dla Urzędu Miasta Lublin

I. Stworzyć system integracji cudzoziemców i cudzoziemek dla miasta Lublin

1.   Wyznaczyć osobę, która w ramach Urzędu Miasta Lublin pełnić będzie rolę koordynatora/ki działań na rzecz lepszej obsługi i integracji cudzoziemców/ek. Wyznaczyć gdzie (w jakim wydziale) taka osoba miałaby być zatrudniona. Osoba ta powinna znać problemy cudzoziemców/ek, mieć bieżący kontakt z ich przedstawicielami/kami, znać inne instytucje publiczne, które obsługują cudzoziemców/ki oraz doskonale poruszać się w samej strukturze Urzędu.
Stan na 23.05.2012 r.: Tymczasowo obowiązki koordynatora w Urzędzie Miasta w zakresie obsługi cudzoziemców i cudzoziemek w Lublinie pełni Piotr Choroś, Kierownik Referatu ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.

2. Wprowadzić do "Strategii Rozwoju. Lublin 2020" kwestie związane z integracją mieszkających w Lublinie cudzoziemców/ek.
Stan na 15.03.2012 r.: Urząd Miasta Lublin uzyskał grant na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania różnorodnością w partnerstwie ze szwajcarskim kantonem Neuchatel. Koordynatorką projektu jest Dyrektorka Kancelarii Prezydenta Urzędu Miasta Lublin, Katarzyna Mieczkowska - Czerniak.
Stan na 30.06.2012 r.: W projekcie "Strategii Rozwoju. Lublin 2020", która ma zostać poddana głosowaniu przez Radę Miastra Lublin jesienią 2012 r. zapisano m.in. w punkcie dotyczącym umiędzynarodowienia uczelni: "Zaspokajanie specyficznych potrzeb studentów z zagranicy poprzez wielojęzyczny dostęp do informacji, usprawnianie obsługi, działania integracyjne." W punkcie "Otwartość" wpisano punkt "Otwartość kulturowa", który zakłada stworzenie programów wsparcia i pomocy dla obcokrajowców (uchodźców, mniejszości narodowych i rezydentów).

3. Wypracować i wdrożyć modele wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji wszystkich podmiotów związanych z funkcjonowaniem cudzoziemców/ek w mieście (np.: komunikacja między Urzędem Miasta Lublin a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, policją, itp.).
Stan na 30.06.2012 r.: Trwają prace nad opracowaniem systemu integracji cudzoziemców i cudzoziemek w Lublinie.

4. Oszacować liczbę cudzoziemców/ek mieszkających w Lublinie na podstawie różnych dostępnych źródeł.
Stan na 23.05.2011 r.: Nie zostały dotychczas podjęte próby zgromadzenia informacji na temat liczby cudzoziemców i cudzoziemek w Lublinie. Jedyne dane jakie posiada Urząd dotyczą cudzoziemców/ek studiujących na lubelskich uczelniach oraz osób zameldowanych.


II. Punkt informacyjno-pomocowy

1. Stworzyć stały punkt informacyjno-pomocowy dla cudzoziemców/ek, który poza udzielaniem informacji, dostarczaniem druków, pomocy przy wypełnianiu, mógłby w niektórych przypadkach podjąć się pomocy w rozwiązaniu ich problemu (np.: poprzez wykonanie telefonu do innej instytucji, by ustalić szczegóły sprawy). 
Stan na 30.06.2012 r.: Biuro Obsługi Mieszkańców doraźnie pełni funkcję punktu informacyjno - pomocowego poprzez oddelegowanie do koordynowania pracy w tym zakresie pracownicy Urzędu Miasta Lublin.
Dyżury odbywają się w BOMie na ul. Wieniawskiej, we wtorki, od 10:00 do 13:00. Dodatkowo, poza godzinami dyżurów, pracownice punktu informacyjnego informują cudzoziemców/ki o możliwości kontaktu - telefonicznego i mailowego. Od listopada 2011 r., średnio na dyżurach pojawia się 13-15 osób.

2. Wiedzę o istnieniu takiego punktu powinny posiadać także inne instytucje obsługujące cudzoziemców/ki (Pierwszy Urząd Skarbowy, Narodowy Fundusz Zdrowia, Policja, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, itp.).
Stan na 30.06.2012 r.: Trwają prace nad opracowaniiem systemu integracji cudzoziemców i cudzoziemek w Lublinie.


III. Budynki

1. Umieścić informacje w języku angielskim i ukraińskim o miejscu załatwianiu spraw przez cudzoziemców/ki na wszystkich tablicach w budynkach UM, w których cudzoziemcy/ki muszą załatwiać formalności.
Stan na 23.05.2012 r.: Brak jasnego systemu oznaczania budynków i miejsc. 

Stan na 15.12.2011 r.: Brak oznaczenia trasy oraz stanowisk, przy których obsługiwani cudzoziemcy/ki (wyjątekiem jest BOM na ul. Wienawskiej 14).

3. W wydziałach najczęściej odwiedzanych przez cudzoziemców/ki, na tablicach informacyjnych, umieścić wypełnione wzory dokumentów wraz z tłumaczeniem.
Stan na 23.05.2012 r.: Brak wypełnionych wzorów formularzy z tłumaczeniem na tablicach informacyjnych (wyjątkiem jest BOM na ul. Wieniawskiej 14 w zakresie procedury meldunkowej).

IV. Automaty kolejkowe
Przeprogramować wszystkie automaty kolejkowe zarządzane przez Urząd Miasta Lublin tak, by znalazły się tam także informacje w języku angielskim i ukraińskim.
Stan na 30.06.2012 r.: Automat kolejkowy w BOMie na ul. Wieniawskiej został przeprogramowane w taki sposób, by znalazła się tam podstawowa informacja w  języku angielskim. 


V. Strony internetowe www.lublin.eu i www.um.lublin.eu

1. Przygotować i uruchomić tłumaczenie strony Urzędu Miasta Lublin (www.um.lublin.eu) na język ukraiński.
Stan na 30.06.2012 r.:  Oficjalna strona miejska www.lublin.eu posiada podstawowe informacje o tym co ważnego dzieje się w mieście w języku angielskim i ukraińskim.
Strona Samorządu Miasta Lublin www.um.lublin.pl posiada część tłumaczeń jedynie w wersji angielskiej. 

2. Uzupełnić i zweryfikować system uzupełniania treści na stronie przez poszczególne wydziały Urzędu Miasta Lublin.
Stan na 15.12.2011 r.: Nie ma zintegrowanego systemu aktualizowania treści na stronie internetowej. Komórki organizacyjne mają obowiązek uzupełniania tresci, dla których są właściwe.

3. Opisać w sposób przystępny postępowania, w których stroną jest cudzoziemiec/ka, dla każdej z najczęściej przeprowadzanych spraw. Opis powinien zawierać także informacje o innych instytucjach (np.: link), do których musi udać się obcokrajowiec/czyni.
Stan na 01.06.2012 r.: Na stronie Urzędu Miasta znajdują się angielskie tłumaczenia 14 kart dotyczących spraw, z którymi najczęściej zgłaszają się co Urzędu cudzoziemcy/ki. 

Rekomendacja: Rekomendujemy stworzenie podstrony w języku ukraińskim oraz zamieszczenie linków do stron internetowych właściwych wydziałów Urzędu Miasta Lublin wraz ze zdjęciem.

4. Udostępnić do pobrania niezbędne druki wraz z instrukcją ich wypełniania w języku angielskim i ukraińskim.
Stan na 15.12.2011 r.:  Udostępniono druki w formacie pdf wraz z naniesioną instrukcją ich wypełnienia (bez możliwości edytowania dokumentu) wyłącznie w języku polskim i angielskim. 

5. Umożliwić wypełnianie druków elektronicznie z możliwością ich zapisu lub/i wydrukowania.
Stan na 15.12.2011 r.: Nie ma możliwości wypełniania formularzy elektronicznie.

6. Umożliwić za pomocą internetu śledzenie stanu postępowania w swojej sprawie.
Stan na 15.12.2011 r.: Nie ma mozliwości śledzenia stanu postępowania w swojej sprawie za pomocą internetu.

7. Wprowadzić system współpracy między najważniejszymi urzędami i instytucjami publicznymi, świadczącymi pomoc czy też obsługującymi cudzoziemców/ki, tak, by w jednym miejscu można było zgromadzić podstawowe informacje o funkcjonowaniu cudzoziemca/ki w mieście.
Stan na 15.12.2011 r.: System współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami publicznymi jest w trakcie opracowywania.


VI. Infolinie

Przygotować i uruchomić obsługę infolinii Urzędu w przynajmniej dwóch obcych językach (angielskim i ukraińskim).
Stan na 30.06.2012 r.: Nie uruchomiono infolinii w języku ukraińskim.


VII. Wybór języków

Podjąć decyzję wiążącą cały Urząd Miasta Lublin, które języki obce są dla Urzędu priorytetowe, by wszystkie wydziały miały świadomość, w którym kierunku powinny iść ich prace. Rekomendujemy angielski, ukraiński, ewentualnie rosyjski. Przemawia za tym liczna osób zameldowanych w Lublinie (obywateli/ek Ukrainy jest 656, a obywateli/ek Rosji 89 - stan na grudzień 2011 r.).
Stan na 30.06.2011 r.: Językami priorytetowymi będą języki, na które zostanie przetłumaczona strona internetowa. Nowa odsłona strony internetowej jest w procesie przygotowywania.